Atvejo analizė - TULO – Išmanus sporto būrelių valdymo sistema

Situacija

Sporto klubų ir vaikų būrelių administratoriai kasdien susiduria su didžiuliu kiekiu administracinio darbo: sutarčių pasirašymas, lankomumo žymėjimas popieriniuose žurnaluose, mokėjimų sekimas ir sąskaitų išrašymas. Šie procesai dažniausiai atliekami naudojant skirtingas, tarpusavyje nesusietas sistemas (Excel, popierinės sutartys, bankinės išrašų programos).

Ypatingą galvos skausmą treneriams ir vadovams kelia NVŠ (Neformaliojo vaikų švietimo) krepšelių administravimas, sutarčių atnaujinimas bei ataskaitų teikimas savivaldybėms. Dėl šios priežasties prarandamas brangus laikas, atsiranda žmogiškųjų klaidų tikimybė, o klientų patirtis nėra optimali.

Sprendimas

Siekdami išspręsti šias problemas, sukūrėme TULO – modernią, debesų kompiuterija paremtą sporto klubų valdymo platformą. Pagrindinis tikslas buvo apjungti visus svarbiausius procesus į vieną intuityvią sistemą, kuria lengva naudotis net ir neturint jokių specifinių IT žinių.

Siekiant užtikrinti visišką skaidrumą ir leisti klientams pajusti sistemos vertę patiems, įdiegta atskira interaktyvi demo versija, leidžianti bet kam išbandyti administratoriaus ir trenerio funkcijas prisijungus vieno mygtuko paspaudimu.

Platforma išskaidyta į keletą pagrindinių modulių:

1. Skaitmeninis sutarčių ir NVŠ valdymas

Sukūrėme dinamišką sutarčių šablonų sistemą. Administratoriai gali susikurti bendrąsias ir NVŠ sutartis, kurios automatiškai priskiriamos pagal nario amžių ar lankomą grupę. Sistemoje integruotas skaitmeninis sutarčių pasirašymas, leidžiantis pamiršti popierizmą. NVŠ finansavimo modulis atskirai seka patvirtintas kompensacijas ir leidžia vienu paspaudimu eksportuoti CSV ataskaitas.

2. Automatizuoti mokėjimai ir sąskaitos

Integracija su PDF generavimo varikliu leidžia automatiškai sukurti sąskaitas faktūras kiekvienam mokėjimui. Administratoriai mato aiškią mokėjimų suvestinę: kas sumokėjo, kas vėluoja, kokios pritaikytos nuolaidos ar kuponai.

3. Išmanus lankomumo žymėjimas

Vietoj popierinių žurnalų integravome QR kodų skenavimo sistemą. Treneris savo išmaniajame įrenginyje gali atidaryti kamerą, nuskenuoti nario QR kodą, ir lankomumas užfiksuojamas automatiškai. Taip pat palikta galimybė lankomumą žymėti greituoju rankiniu būdu.

4. Vartotojų patirtis ir dizainas (UX/UI)

Sistemos dizainas paremtas švariu, moderniu „Dashboard“ stiliumi. Naudojami „Glassmorphism“ elementai, švari „TULO Teal“ spalvų paletė ir mikro-animacijos, suteikiančios platformai gyvumo bei interaktyvumo. Platforma puikiai veikia tiek kompiuterio ekrane, tiek išmaniajame telefone.

Rezultatai

• Sumažėjęs klaidų skaičius: Centralizuota duomenų bazė eliminuoja dvigubą duomenų suvedimą.
• Greitesnis atsiskaitymas: Centralizuoti priminimai ir sąskaitos padeda klubams greičiau surinkti lėšas.
• Geresnė klientų patirtis: Greitas registracijos procesas, aiškios sąskaitos ir modernus įvaizdis didina sporto klubo patikimumą prieš tėvus ir narius.

Atlikti darbai