Atvejo analizė - Registracijos sistemos integravimas į interneto svetainę

Situacija

Bon Odori – dviejų dienų japonų kultūros festivalis Vilniuje, kurio pagrindą sudaro pilna praktinių dirbtuvių programa: kaligrafija, sumi-e tapyba, sashiko siuvinėjimas, ikebana, knygrišystė ir kt. Kiekvienai dirbtuvei vadovauja nepriklausomas vedėjas, turintis atskirą puslapį festivalio svetainėje.

Ankstesnis registracijos procesas buvo viena Google Sheets lentelė: bet kas galėjo pažymėti save bet kuriai dirbtuvei, be jokio vietų limito, be skirtumo tarp laiko intervalų ir be galimybės tvarkyti mokamas dirbtuves. Mokėjimas už mokamas dirbtuves nebuvo efektyviai valdymas. Nebuvo jokio automatizuoto būdo rezervuoti vietą laukiant mokėjimo, atlaisvinti ją, jei mokėjimas taip ir neįvyko, ar pranešti kitam eilėje laukiančiam.

Festivaliui išaugus nuo kelių atvirų dirbtuvių iki dešimties atskirų registruojamų sesijų per dvi dienas – kai kurios ribotos vietomis, kai kurios mokamos – varnelių lentelė nebebuvo tinkamas sprendimas.

Sprendimas

Suprojektavome ir sukūrėme savarankišką registracijos sistemą, veikiančią Google Workspace pagrindu ir tiesiogiai integruotą į esamą festivalio Next.js svetainę – klientui kasdien nereikia mokytis jokios naujos programinės įrangos, tik jau pažįstamą skaičiuoklę.

• Struktūrizuota registracija, viena forma kiekvienai sesijai. Kiekviena iš dešimties registruojamų sesijų – įskaitant dirbtuves, kurias veda ta pati vedėja skirtingu laiku. Pagrindinis „Workshops" skirtukas vienoje vietoje saugo kiekvienos sesijos vietų limitą, tvarkaraštį ir kainą, todėl klientas visą programą valdo iš vieno šaltinio, o ne iš dešimties atskirų lentelių.
• Automatinis vietų ir laukiančiųjų sąrašo valdymas. Sukurta sistema realiu laiku stebi kiekvieną gautą formos pateikimą. Ji patikrina likusį sesijos vietų skaičių ir, jei vietų yra, iškart patvirtina registraciją, o jei ne – automatiškai įtraukia registruotą asmenį į laukiančiųjų sąrašą. Kai patvirtinta vieta atsilaisvina – dėl atšaukimo ar pasibaigusio mokėjimo laikotarpio – sistema automatiškai pakelia kitą eilėje laukiantį asmenį ir išsiunčia jam laišką, komandai net nepaliečiant lentelės.
• Mokėjimo rezervacija, pritaikyta banko pavedimui. Sukūrėme rezervacijos modelį: mokama registracija iškart rezervuoja vietą, sugeneruoja unikalų mokėjimo pavedimo kodą ir suteikia registruotam asmeniui dviejų dienų laikotarpį apmokėti. Kasdienis automatinis patikrinimas peržiūri visas laukiančias registracijas pagal šį terminą, atšaukia neapmokėtas, atlaisvina vietą ir pakelia kitą laukiantį asmenį iš sąrašo – ir visa tai be jokio rankinio suderinimo.
• Automatiniai, prekės ženklo laiškai kiekviename žingsnyje. Kiekvienas registracijos rezultatas – patvirtinta, laukiančiųjų sąraše, priminimas apmokėti, pakelta iš laukiančiųjų sąrašo – automatiškai suaktyvina tranzakcinį laišką, siunčiamą iš festivalio patvirtinto domeno, o ne iš bendro „no-reply" adreso. Mokamoms sesijoms banko rekvizitai ir mokėjimo kodas įtraukiami automatiškai, todėl klientui niekada nereikia šių laiškų rašyti ranka.
• Vietų skaičius realiu laiku pačioje svetainėje. Registracijos sistema taip pat pateikia realiu laiku laisvų vietų skaičių kiekvienai sesijai. Festivalio svetainė – nuskaito laisvų vietų skaičių kliento pusėje, todėl kiekvienas dirbtuvės puslapis rodo realiu laiku atnaujinamą laisvų vietų skaičių ir automatiškai pakeičia mygtuko tekstą į „prisijungti prie laukiančiųjų sąrašo", kai sesija užsipildo – be jokio svetainės perkūrimo ar naujo diegimo.
• Registracija ten, kur priimamas sprendimas. Vietoje vieno bendro mygtuko „registruotis čia", prisegto prie kiekvieno puslapio, kiekviena registruojama sesija gavo savo atskirą registracijos kortelę, patalpintą iškart po pastraipos, aprašančios tą konkrečią dirbtuvę. Puslapiuose, apimančiuose kelias tos pačios vedėjos sesijas, kuriuose yra atskiros registruojamos dirbtuvės – lankytojai mato atskiras korteles, kiekvieną su savo tvarkaraščiu, kaina ir realaus laiko vietų skaičiumi, patalpintą būtent ten, kur baigiasi atitinkamas aprašymas.

Kaip tai veikia kartu

• Registracijos priėmimas. Google formos – po vieną kiekvienai registruojamai sesijai, pildančios bendrą vidinę lentelę.
• Vienas duomenų šaltinis. Pagrindinis „Workshops" skirtukas: vietų limitas, tvarkaraštis, kaina, kiekvienos sesijos statusas.
• Sistemos logika. Vietų tikrinimas, laukiančiųjų sąrašo pakėlimas, mokėjimo termino galiojimo pabaiga, kasdienis automatinis patikrinimas.
• El. laiškai. Tranzakcinis el.laiškų API, siunčiamas iš festivalio patvirtinto domeno.
• Vieši duomenys. Paprasta interneto programėlės funkcija, kuri realiu laiku pateikia informaciją: kiek vietų yra užimta ir kiek dar liko laisvų.
• Svetainė. Kliento pusės komponentas gauna realaus laiko vietų duomenis ir atvaizduoja registracijos korteles kiekvienos dirbtuvės aprašyme internetinėje svetainėje.

Rezultatai

Dabar klientas valdo dešimties sesijų festivalio programą – derindamas nemokamas ir mokamas dirbtuves, vienos ir kelių sesijų vedėjus – iš vienos skaičiuoklės ir be jokio rankinio vietų sekimo. Kiekvienas registruotas asmuo iškart gauna laišką; kiekviena mokama vieta apsaugota automatiniu rezervacijos ir atlaisvinimo ciklu; o kiekvienas dirbtuvės puslapis svetainėje rodo tikrą vietų skaičių be jokio rankinio svetainės redagavimo. Tai, kas prasidėjo kaip neribotas varnelių sąrašas, dabar yra sistema, kuri auga kartu su festivalio programa, o ne jai priešinasi.

Atlikti darbai

• Registracijos backend'as
• 10 Google formų, sujungtų į vieną bendrą atsakymų lentelę su „Workshops" šaltinio skirtuku
• Automatinis vietų limito ir laukiančiųjų sąrašo valdymas realiu laiku
• Mokėjimo rezervacijos modelis banko pavedimams su unikaliais kodais ir kasdieniu automatiniu patikrinimu
• Brevo tranzakciniai laiškai, siunčiami iš festivalio domeno
• Internetinės programėlės funkcija su realaus laiko vietų duomenimis
• Svetainės integracija – registracijos kortelės kiekvienos sesijos aprašyme

Ieškote panašaus sprendimo savo renginiui ar verslui?

Bon Odori registracijos sistema – pavyzdys, kaip atrodo renginys be rankinio vietų sekimo ir be pasimetusių pavedimų. Kiekvienas renginys ar verslas turi savo specifiką, todėl panašią sistemą galime pritaikyti asmeniškai – integracijas su kitais mokėjimų būdais, papildomus pranešimų kanalus ar nestandartinę registracijos logiką.